La asignación efectiva de tareas en el departamento de exportación.

exportación “Hay muchas maneras de naufragar en exportación y una de ellas es pensar que el comercial de exportación es una especie de máquina que puede con todo”. La frase no es mía, se la tomo prestada a Andrés, un buen amigo y director de exportación de una pyme española con muchas horas de vuelo en este bendito mundo de la exportación.

¿Por que decía esto Andrés? , se encontraba absolutamente atascado de trabajo, metido en un circulo vicioso donde cuantos más clientes tenía menos tiempo le podía dedicar y sobre todo porque tenia la angustiosa sensación de que cada vez invertía más tiempo en labores que no eran propias de un comercial de exportación.

 Hoy me gustaría tocar un tema un poco sensible en muchas empresas y que cuando nos encontramos en el proceso de mejora de resultados comerciales en exportación suele identificarse como uno de los grandes frenos a las ventas y es la asignación de tareas en el departamento de exportación o mejor dicho la NO asignación de estas tareas.

¿Por qué me refiero a esta cuestión como un factor clave en la buena marcha del departamento de exportación?,  pues porque en muchas ocasiones cuando entramos a analizar las funciones que realizan los comerciales de exportación nos damos cuenta que el personal destinado a la venta ha menguado considerablemente, no es que hayan perdido tamaño sino que el número que dedicamos a labores comerciales se reduce en muchos casos a la mitad.

Así que donde habían dos comerciales de exportación resulta que en realidad tenemos con suerte 1,8 o en el peor de los casos comercial y medio. ¿Qué consecuencias tiene esto en el departamento de exportación?.

En primer lugar , ya que basamos nuestros planes de exportación en el número de recursos humanos con que contamos para la batalla, resulta que estos planes suelen estar sobredimensionados pues cuando hemos superado la fase de planificación y toca ponerse manos a la obra resulta que no hay suficientes manos para atender el plan.

Esta falta de recursos motiva, por un lado que los responsables de la empresa carguen las tintas en el departamento cuando ven que no se alcanzan los objetivos, se rasgan las vestiduras buscando dónde está el error, ¿ha sido el plan?, ¿la competencia?¿el cambio euro – dólar?. Es curioso ver porque en muy pocas ocasiones se le da la oportunidad al comercial de exportación de expresarse con libertad y que pueda decir, “ me paso el día haciendo de todo menos vender, que es para lo que me pagan”.

Esta última frase me viene muy bien para introducir la otra consecuencia de un mal dimensionamiento del departamento y es la frustración que se genera entre el departamento de exportación que ven que cada vez trabajan más horas y el trabajo les cunde menos. Es curioso ver como cuando van creciendo las ventas, el trabajo no comercial que genera ese aumento de ventas hace que si no estamos atentos e incorporamos personal de apoyo, el comercial cada vez tenga que atender más asuntos carácter administrativo y tienen menos disponibilidad para continuar haciendo crecer las ventas. Hemos muerto de éxito ¡!! ¿ Y ahora qué?.

Pues llegado este momento hay que sentarse todos con tranquilidad, incluido el gerente de la empresa y en un papelito poner todas las áreas que realizamos al cabo del día. Esas tareas debemos clasificarlas entre las que son puramente comerciales y las que tiene una carga más administrativa. Una vez hecha esta clasificación debemos ir a la columna de labores comerciales y ver las que puede hacer una persona de back office y las que deben ser realizadas  por el comercial.

De esta manera tendremos una idea muy aproximada  del verdadero tiempo que asignamos a la labor comercial y hasta qué punto vivímos “atrapados” por tareas que pueden hacer otros profesionales de la empresa en muchas ocasiones incluso mejor que nosotros.

Bernardo Abril

babril@globalexportise.com

Acerca de Bernardo Abril

Bernardo Abril es asesor en exportación, marketing internacional, marketing digital internacional. Asesorando empresas en aumentar sus exportaciones y mejoras sus resultados de ventas en exportación y el mercado nacional.
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