¿Cómo y cuándo comienza una operación de venta?. Si hay una cuestión que es importante tener determinada en los departamentos de exportación son las acciones que motivan las apariciones de nuevas oportunidades de negocio o venta. Por esta razón es muy importante conocer la “trazabilidad “ de las operaciones, es decir, conocer desde el origen al final las etapas por las que transcurre una operación de venta.
Tener el sistema de trazabilidad es importante puesto que nos indicara que acciones de promoción son más o menos efectivas, pero no únicamente supeditada al marco temporal sino sobre todo desde el punto de vista del origen de las mismas.
Puede que trabajemos con productos con los que es fácil determinar una causa efecto, puesto que el proceso de venta es bastante sencillo, pero en otras ocasiones nos puede resultar más difícil determinar de dónde salió un nuevo cliente. Ocurre en ocasiones que cuando damos un repaso con el departamento de exportación de las nuevas oportunidades de negocio no somos capaces de identificar de dónde salió el contacto que con el tiempo y trabajo ha generado la oportunidad, debemos entonces recurrir a los archivos y confiar en encontrar el origen del mismo, es decir, casia casi ponernos a hacer una labor de arqueología comercial para averiguar de dónde y cuándo salió este nuevo cliente.
Estas situaciones son mucho más habituales cuando el departamento comercial de exportación lleva una intensa actividad de promoción perdemos el sentido de dónde y cómo contactamos con este u otro prospect o cliente, de manera que estamos perdiendo la forma de valorar el retorno de nuestras acciones de promoción. Por supuesto que siempre tenemos una idea aproximada de dónde o cuales son las acciones de promoción más efectivas , pero una cosa es tener una idea y otra es poder cuantificar de manera exacta el número de oportunidades que genera la visita a una feria ya sea de hace dos meses o de hace dos años.
Pero para quien no quiera vivir en la ignorancia de como surgen sus nuevos clientes o no quiera invertir horas y horas en repasar papeles y mails hasta dar con el origen de todo, hay métodos mucha más efectivos, rápidos y fiables, uno de ellos es la trazabilidad que nos ofrece un sistema de CRM.
Si trabajamos con un CRM en la empresa y además lo mantenemos debidamente actualizado, podemos ser capaces de conocer en poco tiempo no solo donde tomamos contacto por primera vez con la empresa en cuestión sino mucho más importante, que retorno estamos obteniendo de cada una de las acciones comerciales que llevamos a cabo en el departamento de exportación.
Para de verdad ser efectivos de esta manera deberemos incluir en la ficha de posible cliente o prospect de nuestro CRM un campo que nos permita identificar la fuente de contacto con este cliente; es decir; si los hemos conocido a través de la comprar de un listado de empresas, nos visto en una feria, convención , a través de un prescriptor o por ejemplo nos llego a través del formulario de contacto de la página web.
Si no es así siempre valoraremos las acciones comerciales a corto plazo pues nos resultara difícil hacerlo con acciones que iniciamos hace un tiempo y que dan resultados ahora, así que no imputaremos estos resultados a la acción en concreto y por lo tanto no valoraremos en su justa medida esa acción.
Bernardo Abril
babril@globalexportise.com
