El mail sigue siendo unos los medios de comunicación comercial preferidos en exportación. Así que debemos hacer un uso apropiado de estos y sobre todo evitar que no sean leídos o que logren el efecto contrario al que nos proponemos. Aquí os dejo algunos consejos para conseguir elaborar mails eficaces en exportación.
Ves al grano, no te enrolles. Cada vez más el soporte desde donde leemos los mails que llegan a nuestra bandeja de entrada es la pantalla de nuestro Smartphone, sobre todo aquellos que nos dedicamos a la venta y más si es venta en exportación, nos suelen pillar pocas veces en la oficina. Da igual que seas un exportador o importador. Solemos pasar poco tiempo en el escritorio de nuestra oficina así que confecciona tus mails de manera que se puedan leer con facilidad desde el móvil, eso implica reducir su tamaña a lo justo y necesario, mide tus palabras como si se tratara de un mensaje en Twitter, te ayudara a resumir los puntos clave. Cuando necesites dar más información puedes recurrir a adjuntar documento o links a tu página web.
Identifica claramente el propósito del mail tanto en la cabecera de este como en el texto. Ahora que hay poco tiempo, hazle un favor al destinatario y ponle las cosas fáciles, que pueda identificar rápidamente que es lo que le quieres decir.
Utiliza un nivel de idiomas apropiado a tu interlocutor. Tan perjudicial es escribir en inglés o cualquier otro idioma con faltas de ortografía, mal sintaxis o expresarnos mal como pasarnos de largo y hacerle sentir a nuestro interlocutor que él o ella se encuentran a un nivel más bajo. No pierda s la perspectiva, el objetivo es que entienda lo que les quieres decir, no ganar un premio de literatura.
Si quieres que tu mail suponga una reacción en el receptor puedes incluso plantearle o sugerirle una acción, como, por ejemplo, en cualquier caso, no dejes el final abierto, si mandas un mail es que estas esperando que el otro haga algo, invítale a hacerlo, no des órdenes pero ponle las cosas más fáciles para que sea él o ella quien haga lo que nosotros queremos que haga. El planteamiento es , tú me has contactado, sugiéreme algo que yo pueda aceptar y sobre todo dame buenas razones para ello.
Eso enlaza con el último punto. Sobre todo, si estamos hablando de un mail de carácter comercial, debemos reflejar en el mail una propuesta de valor para el destinatario, algo que suponga un resorte y que mueva a nuestro destinatario a hacer lo que queremos que haga, para ello debemos reflejar algún punto que el resulte atractivo.
No digas por mail lo que no debe decirse solo porque no te atreves a decirlo en persona o por teléfono. Es muy común cundo tenemos que dar malas noticias a clientes, usar el correo electrónico, pero en realdad suele ser una mala idea ya que una llamada nos permite suavizar muchas veces las objeciones de nuestros clientes y da imagen de que respondemos adecuadamente a situaciones negativas.
Por último, al contrario que la vez anterior, usa el mail para resumir largas conversaciones telefónicas, nos servirán para levantar un acta de la conversación y evitara malos entendidos.
Bernardo Abril
babril@globalexportise.com
