La falta de financiación es uno de los grandes restos a los que se enfrenta las empresas actuales y los departamentos de exportación no pueden ser ajenos a esta realidad, por ese motivo es más necesario que nunca que exista una buena coordinación entre ambos departamentos de manera que la empresa pueda optimizar sus recursos al máximo posible.
¿Donde encontramos una mayor necesidad de coordinación?
El presupuesto de ventas. Es fundamental que el financiero conozca las previsiones de venta en un año. En ocasiones es una labor difícil pero no imposible si conocemos las herramientas necesarias para hacer previsiones, otro día hablaremos de ellas. El director de exportación tiene la ineludible obligación de trabajar con previsiones de venta y además, acertar, estas previsiones deben ayudar al departamento financiero a hacer sus previsiones de gastos e ingresos.
El presupuesto de marketing. Se debe negociar con el departamento financiero de manera que sin mermar los recursos financieros de la empresa logremos obtener un presupuesto suficiente para nuestra labor comercial. Nuestra obligación es ser más efectivos, hacer más por menos, al igual que debemos elaborar un presupuesto de ventas debemos tener otro para gastos comerciales; asistencia a ferias, viajes de prospección, marketing , etc.
Cobros de las operaciones. El departamento comercial apoyado por el financiero y por las empresas de información y aseguramiento del cobro, debe conocer con exactitud la clasificación de riesgo de clientes y potenciales clientes de manera que pueda actuar en consecuencia, nadie en su sano juicio intenta vender a una empresa insolvente.
El departamento financiero de una empresa exportadora debe tener amplios conocimientos en medios de cobro internacional, en especial algunos como los créditos documentarios y en otros aspectos como el seguro de cambio de divisas.
Gestión de cobros. Esta tarea que generalmente se deja en manos de los comerciales. En ocasiones y sobre todo cuando se trata de reclamaciones de cobro no es conveniente que la realicen los propios comerciales pues supone una labor que genera tensiones y debe ser tratada entre las partes que mejor pueden negociar este tema que son los departamentos financieros de ambas partes.
En definitiva, es necesario que exista una coordinación entre los dos departamentos, no es buena política que exista una barrera entre ambos que genere descoordinación ni que la información que posee cada uno de ellos no se comparta con el otro, la exportación por su complejidad requiere de un esfuerzo en común de toda la empresa. Demos lo mejor de nosotros mismos.
No olvidemos que la mejor fuente de financiación de la empresa son sus propios clientes ¡!!!!
Bernardo Abril
babril@globalexportise.com
