El personal administrativo y de apoyo comercial del departamento de exportación juega un papel clave en el funcionamiento del mismo y en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Actualmente, cuando la batalla por los mercados internacionales se juega en muchos países diferentes, lo que obliga al personal de ventas a estar en continuo movimiento por diferentes países, que la empresa cuente con un buen equipo administrativo es fundamental en comercio exterior.
Durante muchos años, incluso en estos días, en muchas empresas los comerciales de exportación se veían obligados también a realizar las labores administrativas que se derivaban de las actividades de comercio exterior de la empresa.
Igual hacían viajes de prospección, se encargaban de gestionar los pedidos, labor administrativa de edición de certificados, facturas proforma, facturas comerciales, gestión de las cartas de crédito, logística y un largo número de funciones. Toda esta carga administrativa impedía a estos profesionales ocupar su tiempo en lo que de verdad debían hacer y por lo que se les exigía, que era vender.
Cambios a Favor del Personal Administrativo
Desde hace algún tiempo, afortunadamente, hay muchas empresas que han entendido que los buenos comerciales donde de verdad generan valor para la empresa es vendiendo y, por lo tanto, se requería de otro tipo de profesional que se encargara de las labores administrativas y logísticas generadas por las ventas.
¿Pero hemos prestado atención a esta función en la empresa? ¿Somos conscientes de qué tan importante es cerrar el pedido o contrato como que después nuestros clientes reciban un buen servicio? ¿De qué nos sirve hacer grandes esfuerzos comerciales si un vez conseguimos al cliente no le damos el servicio que espera?
Lejos quedan los tiempos en los que el cliente solo esperaba que le mandáramos la mercancía en las condiciones y tiempo pactado. Actualmente y motivado por la gran competencia que existe, el cliente exige más: exige agilidad en la comunicación, una gestión muy profesional de sus pedidos requiere que nos adaptamos a sus sistemas y particularidades administrativas, de gestión documental o logística, etc.
Esto supone que el personal administrativo de la empresa juega un papel fundamental en todo el proceso, para que el cliente, en el día a día reciba el servicio integral que espera de nosotros, que pueda estar tranquilo y confiado, que sepa que no le vamos a fallar y que nuestro trabajo es facilitar el suyo.
Para ello, es necesario poner atención en cómo trabaja la parte administrativa del departamento, que reciban la formación adecuada en el área logística, cobros y cualquier otra cuestión que entendemos son importantes para nuestros clientes. Es obligación del comercial, informar por escrito de cómo debemos dar el servicio al cliente, particularidades, exigencias, personas de contacto, etc.
De esta manera, garantizamos que el personal administrativo hará su trabajo de manera efectiva y lo más importante, que el cliente estará satisfecho de nuestro servicio. No olvidemos que esto último es lo que más contribuye a garantizarnos su fidelidad por muchos años.
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Bernardo Abril
Director de Globalexportise – Exportaciones y Marketing Digital Internacional
babril@globalexportise.com
