Una de las principales funciones que se le asigna al comercial de exportación es la de ir continuamente identificando nuevas oportunidades de negocio que surgen , según creen muchos, cuando nos presentamos ante una nueva empresa. Pero en muchas ocasiones olvidamos un capital importantísimo que tenemos en la empresa; la base de datos de clientes, activos o no activos y por otro lado de empresas y personas con las que nunca cristalizo una transacción comercial pero con las que hemos mantenido contacto.
¿Por qué no le damos la suficiente importancia a esta información?, ¿somos conscientes del dinero que invertimos en lograr nuevos contactos para luego olvidarlos en un cajón?. El caso más clamoroso ocurre cuando regresamos de una feria internacional, volvemos con los bolsillo llenos de tarjetas de personas con las que nos hemos encontrado y que nos han visitado en el stand. Pero ¿Qué ocurre con ellas?, es muy común que tras un correo electrónico de cortesía, y si no surge nada más , estos contactos queden en el olvido de un cajón.
Esta es una de los graves errores que puede cometer un comercial de exportación , en primer lugar porque esta malgastando los recursos de la empresa (coste de la feria) y en segundo lugar porque está impidiendo que esos contactos pasen de ser meros contacto a convertirse en clientes.
Otra variante también muy popular es que estos contacto pasen a formar parte de una base de datos que más tarde es convenientemente “archivada” en el “desván” de nuestro PC.
Por experiencia, cuando trabajo con mis clientes y les pregunto acerca de la base de datos me confirman que efectivamente, la base existe pero cuando les pregunto si recurren a ella con asiduidad , suelo obtener un no por respuesta. Es decir estamos desperdiciando parte del patrimonio comercial de la empresa.
Considerando que es mucho más fácil vender a una empresa que ya nos ha comprado en el pasado que conseguir que lo haga una nueva, la pregunata es ¿Porqué nos empeñamos en estar continuamente contactando con nuevas empresas y relegamos al olvido a los que en alguna ocasión han confiado en nosotros?.
Lo mismo podemos decir de aquello contactos que vamos cosechando a lo largo de los años pero que por diferentes circunstancia no los hemos convertido en clientes, en muchas empresa termina pro quedar en el limbo del departamento, no son clientes y por lo tanto no quedan registrados cómo tales pero tenemos su información , ¿que hacemos con ella?.
En mi opinión y por la experiencia que tengo asesorando empresas, cuando nos ponemos a trabajar sobre la base de datos de las que dispone la empresa nos encontramos con dos cosas;
- En primer lugar, esta desordenada y los datos de las empresas incompletos.
- En segundo lugar hace mucho tiempo que nadie se ha molestado ni en quitarle el polvo.
En esos ficheros duerme un gran número de oportunidades para la empresa y muchas veces los desaprovechamos pensando que cualquier nuevo contacto es mucho mejor que los que hicimos hace unos cuantos años.
Pero, ¿cómo podemos evitar este tipo de situaciones?. Actualmente contamos con la gran ayuda de los software de gestión comercial , en inglés CRM. Estos programas de gestión comercial nos permiten, entre otras cosas, gestionar de manera ordenada y eficaz la información de contactos que vamos recabando a diario en el departamento de exportación. Así mismo nos permiten monitorizar todo el proceso de venta , ordenarlo y gestionarlo desde el primer contacto hasta que pasa a ser cliente.
Además nos permite conocer a diario la gestión que efectuamos como comerciales, nos ayuda a hacer un seguimiento adecuado de cuentas y ofertas , llamadas telefónicas, reuniones, etc…
Pero lo realmente importante es que nos demos cuenta de lo fundamental que es sacarle todo el partido a la información comercial que somos capaces de generar en la empresa a lo largo de los días, semanas, meses y años, nos cuesta mucho esfuerzo esa labor, no la desaprovechemos.
Bernardo Abril
babril@globalexportise.com
